Gestión, Administración y Financiación de un Proyecto Cultural

Gestión de un proyecto cultural

La gestión es el conjunto de operaciones que se realizan para dirigir y administrar cualquier negocio o proyecto. Además es la función que conecta los activos (adquisición, documentación y conservación) con las actividades (investigación, exposición e interpretación) de cualquier proyecto cultural.

Gestionar un proyecto cultural generalmente depende de una o varias personas que no participan directamente del resultado final. Se suelen mantener al margen para tomar decisiones objetivas.

Su función es la de alcanzar el éxito, disminuyendo las posibilidades de fracaso. También visualizar el proyecto de una manera completa, asegurando su finalización y satisfaciendo las necesidades de todos los implicados en él.

Las características que deben tenerse en cuenta para que la gestión de un proyecto cultural tenga éxito y por lo tanto el proyecto llegue a buen término son:

• Tener claros los objetivos y las metas a conseguir. Asignando recursos y personal, planteando el propósito final y determinando el tiempo para conseguirlo.
• Elaborar un calendario con una programación detallada en función del tiempo y del presupuesto.
• Hacer sencillo lo complejo. Relacionando todos los elementos de la gestión para no ver los problemas, sino su solución.
• Administrar los recursos. Materiales, económicos, profesionales.. para sacarles el máximo partido.
• Realizar una buena organización. Definiendo la estructura del equipo y asignándole sus responsabilidades.
• Llevar un buen sistema de comunicación y de control para que no haya sorpresas que hagan tambalear el proyecto.

Administración. Indispensable para que el proyecto cultural vea la luz

La administración, por su parte debe estar en perfecta armonía con la gestión y sus funciones son: 

• Planificar. Proceso que va desde el principio hasta el final del proyecto cultural. Sirve para establecer los objetivos y como lograrlos.
• Organizar. Conlleva un organigrama que definirá las responsabilidades y las obligaciones, así como las diferentes tareas a realizar y el tiempo determinado para cada una de ellas.
• Dirigir. Capacidad de persuasión sobre el resto del personal que trabaja en el desarrollo del proyecto cultural. Conlleva la la toma de decisiones utilizando modelos lógicos e intuitivos.
• Controlar. Comparar los objetivos con las metas para llevar a buen término cada una de las fases.

Como financiar un proyecto cultural

La financiación de un proyecto cultural, es el acto de dotarlo de dinero o de crédito, es decir conseguir recursos y medios para la adquisición de bienes y servicios, necesarios para su realización.

La obtención de fondos es algo que está permanentemente presente a la hora de abordar cualquier tipo de proyecto cultural.

Jurídicamente el título por el que se obtiene un servicio o producto se clasifica en “oneroso” (prestación mutua entre las partes)  y “lucrativo” (sin una presentación recíproca por parte de quien la recibe). Dentro de estas dos clasificaciones, los recursos económicos se pueden obtener de las siguientes maneras:

Subvención. Ayuda económica, generalmente oficial, que se utiliza para costear el desarrollo del proyecto. Su dificultad está en localizar las subvenciones y realizar propuestas lo suficientemente atractivas que cumplan los requisitos exigidos.

Patrocinio. Ayuda económica o de otro tipo que generalmente con fines publicitarios o fiscales se otorga a una persona o entidad para que realice un proyecto. 

Mecenazgo. Apoyo, en moneda o especie, que una organización presta para el desarrollo social, cultural y científico. Desembolso de dinero por parte de personas físicas y jurídicas, por motivos totalmente altruistas. La donación también puede ser de obras o trabajo especializado de algunos profesionales como abogados, restauradores… que acometen su labor de manera gratuita.

Trabajo voluntario. Recurso en especie. Los voluntarios desarrollan labores que de no ser por ellos habría que realizarlas por otros medios.

Para poder captar recursos, el proyecto debe presentarse a aquellas personas, empresas o entidades que dispongan de dinero y que puedan estar interesadas en financiarlo. Para ello será necesario tener en cuenta una serie de criterios y de técnicas que faciliten la labor:

• Expresar claramente los objetivos, políticas y estrategias que se quieren conseguir.
• Hacer presentaciones claras y atractivas, en las que el impacto visual y la claridad en la exposición sean fundamentales.
• Realizar planteamientos únicos y exclusivos a cada uno de los posibles financiadores.

Conclusión

A modo de colofón podemos decir que la gestión y la coordinación se vinculan dentro del proceso a toda una serie de actividades que resultan imprescindibles para que el proyecto inicial finalice con éxito. La complejidad de la gestión comienza con la planificación y a partir de ahí entra en juego todo un entramado de actividades y fases de su realización.

La gestión, la administración, la coordinación y por supuesto la financiación son los aspectos fundamentales que hay que tener en cuenta, tras el diseño y la redacción del proyecto, para que éste finalmente pueda ver la luz.