Cómo preparar un proyecto de cooperación cultural y captar fondos para desarrollarlo

La financiación es una de las preocupaciones habituales de cualquier organización cultural, social o educativa. Sin embargo, existe un error bastante frecuente, y es que se suele comenzar preguntándose qué subvenciones están abiertas y, una vez localizada una convocatoria, intentar inventar un proyecto que pueda encajar en ella.

En los proyectos de cooperación, y especialmente cuando se aspira a obtener financiación europea, el proceso debe desarrollarse al contrario. Primero debe existir el proyecto y después debe buscarse la financiación adecuada para hacerlo posible, pues si no se hace así se nota mucho la baja consistencia y calidad.

Esta distinción es fundamental porque un proyecto y una solicitud de financiación son dos cosas diferentes.

El proyecto de cooperación cultural y su financiación

Diseñar un proyecto significa definir una necesidad, unos objetivos, unos destinatarios, unos socios, unas actividades, unos resultados y una manera de trabajar. Preparar una solicitud de financiación consiste, posteriormente, en demostrar que ese proyecto responde también a las prioridades y criterios establecidos por un determinado programa. El dinero, por tanto, no debería constituir el punto de partida, sino uno de los instrumentos necesarios para convertir una idea en realidad.

Antes de buscar una convocatoria conviene hacerse algunas preguntas bastante más importantes. ¿Por qué queremos desarrollar este proyecto? ¿Qué problema pretendemos resolver? ¿Qué queremos cambiar? ¿Para quién trabajamos? ¿Qué resultados esperamos conseguir? ¿Por qué necesitamos colaborar con otras organizaciones? Y, si hablamos de cooperación internacional, ¿qué aporta realmente trabajar con entidades de otros países? Primero deben aparecer la motivación, los objetivos, los socios, la dimensión europea y la contribución que el proyecto puede realizar; la cuestión de la financiación llega después.

La cooperación en proyectos culturales y su valor

También resulta importante comprender qué significa realmente cooperar. Incorporar varios logotipos extranjeros a una propuesta no convierte automáticamente una iniciativa en un proyecto internacional. Tampoco es suficiente que una organización diseñe completamente una actividad y posteriormente invite a otras instituciones a participar. En una estrategia de cooperación verdadera, los socios intervienen desde la concepción del proyecto hasta su evaluación, pasando por la adaptación a cada territorio, la financiación, la ejecución y la difusión de los resultados. De ahí que resulte especialmente interesante sustituir la idea de una organización que manda y varias que ejecutan por una gobernanza compartida, incluso mediante un comité directivo multinacional.

El verdadero valor de la cooperación aparece cuando podemos responder a una pregunta muy sencilla: ¿qué podemos hacer juntos que no podríamos hacer por separado? Organizar una exposición en diferentes países, coproducir un espectáculo o impartir conferencias en el extranjero puede formar parte de un proyecto, pero estas actividades no justifican por sí mismas su valor añadido internacional. La cooperación cultural adquiere sentido cuando permite abordar problemas comunes desde contextos diferentes, intercambiar metodologías, comparar experiencias, favorecer la movilidad de profesionales, crear conocimiento compartido, desarrollar nuevas herramientas o experimentar soluciones que después puedan trasladarse a otros territorios.

Por eso la elección de los socios es probablemente una de las decisiones más importantes. Los buenos proyectos suelen surgir de relaciones profesionales construidas durante años a través de encuentros, congresos, redes sectoriales, visitas, colaboraciones anteriores o proyectos compartidos. En el ámbito cultural europeo existen redes especializadas en prácticamente todos los sectores, desde los museos y el patrimonio hasta las artes escénicas, la música, las ciudades o los centros culturales. Pertenecer a una red o compartir intereses no garantiza que dos organizaciones puedan trabajar bien juntas, sino que se necesita conocer las motivaciones del otro, sus capacidades, su funcionamiento y también sus limitaciones. Una propuesta especialmente útil consiste en acordar entre los socios que responda a tres preguntas: cuál considera que es el objetivo del proyecto, cuál es su interés particular en participar y cuáles cree que son sus principales debilidades. Las respuestas pueden revelar diferencias importantes antes de que se conviertan en problemas.

Cooperación internacional

Porque la cooperación internacional implica trabajar con culturas organizativas diferentes. Los sistemas de contratación, los calendarios, los ritmos administrativos, los idiomas, las herramientas de comunicación o la manera de tomar decisiones pueden variar considerablemente entre instituciones y países. La gobernanza también debe diseñarse, siendo fundamental que desde el comienzo deberían estar claros el calendario, el presupuesto, las responsabilidades de cada organización, los mecanismos para tomar decisiones, las herramientas de comunicación y los procedimientos de evaluación. La documentación compartida —cronogramas, presupuestos, reparto de tareas, indicadores y sistemas de seguimiento— puede parecer la parte menos atractiva de un proyecto, pero probablemente sea una de las que más contribuyen a que funcione.

Cuando todo esto está definido llega el momento de buscar financiación, llegado el momento  de que una buena idea debe transformarse en un proyecto financiable. La entidad que financia o apoya necesita comprender que existe una relación lógica entre el problema identificado, los objetivos que se plantean, las actividades que se van a desarrollar, los resultados que se obtendrán y el impacto que se pretende conseguir, teniendo en cuenta que una actividad nunca debería aparecer simplemente porque resulta atractiva, sino porque contribuye a alcanzar un objetivo concreto dentro del proyecto.

Financiación de proyectos culturales de cooperación internacionales

Aquí aparece otra dificultad habitual en este tipo de acuerdos como la adaptación del proyecto a las prioridades de una convocatoria sin permitir que la convocatoria desfigure el proyecto. La solución no consiste en copiar el lenguaje  de la convocatoria, porque entre los errores que deben evitarse están precisamente copiar y pegar textos institucionales, reproducir literalmente los objetivos del programa, prometer resultados poco realistas o incorporar socios que realmente no desempeñan ninguna función. Lo verdaderamente importante es poder demostrar de manera convincente cómo nuestra propuesta concreta contribuye a objetivos más amplios.

También debemos aprender a explicar el proyecto, ya que cuanto más complejo sea, mayor es la necesidad de comunicarlo con sencillez siendo uno de los apartados que aparecen en todos los formularios, puesto que si no somos capaces de contar en cuatro o cinco minutos qué queremos hacer, para quién, con quién y para qué, probablemente todavía necesitemos trabajar más la idea. Un breve resumen escrito es importante, donde las primeras líneas deberían permitir comprender la singularidad de la propuesta, su contexto, sus objetivos, los socios, las principales actividades, los beneficiarios y el impacto esperado.

Captar fondos tampoco significa encontrar una única institución dispuesta a pagar todo el proyecto. A menudo, una estrategia financiera más sólida combina fuentes de financiación diversas como la financiación europea, administraciones nacionales o regionales, fundaciones, patrocinadores, recursos propios e ingresos generados por las actividades. Poniendo como ejemplo un proyecto en el que su estructura financiera combinó 200.000 euros procedentes de Europa, 120.000 de Fondation Orange, 80.000 de Fondations Rothschild, 10.000 de Caisse des dépôts et consignations y otros 110.000 obtenidos mediante la venta de entradas a conciertos. La captación de fondos deja así de ser simplemente la búsqueda de una subvención para convertirse en la construcción de una auténtica estrategia financiera.

Que información necesitan las entidades financiadoras

Las entidades que apoyan proyectos no están interesadas únicamente en saber qué vamos a hacer sino que quieren entender en la propuesta qué vamos a conseguir. Existe una diferencia importante entre actividades, resultados e impacto. Podemos organizar talleres, conciertos, exposiciones o encuentros, pero la verdadera cuestión es saber quién participa, qué cambia como consecuencia de esas actividades y qué permanece cuando termina el proyecto. Más importante todavía, en el proyecto anteriormente mencionado como ejemplo, las buenas prácticas obtenidas durante la experiencia permitieron diseñar actividades reproducibles y la orquesta creada continuó ofreciendo conciertos una vez terminado el periodo inicial del proyecto. Ahí aparece uno de los conceptos fundamentales de cualquier proyecto financiado y en el que se ha insistido en los últimos años, la sostenibilidad del proyecto más allá de una subvención que debería permitir poner en marcha procesos que puedan dejar algún tipo de capacidad, conocimiento, red, metodología, infraestructura o actividad después de que termine el periodo financiado. Si todo desaparece el día en que se acaba el dinero, será mucho más difícil demostrar que se ha producido un impacto verdadero y será una cuestión clave a responder en cada convocatoria.

La comunicación del proyecto cultural de cooperación

Lo mismo sucede con la comunicación que debe ir incorporada al proyecto desde el inicio y no durante las últimas semanas para cumplir con las obligaciones de publicidad del financiador. La comunicación forma parte del proyecto desde su concepción, teniendo claro qué queremos comunicar, a quién, mediante qué canales y, sobre todo, qué resultados queremos que circulen más allá de las organizaciones participantes, porque comunicar un proyecto no significa simplemente contar que hemos hecho cosas; significa más bien conseguir que el conocimiento producido pueda circular, generar nuevas oportunidades y ser utilizado por otros.

La preparación de una convocatoria para la financiación del proyecto

Los buenos proyectos de cooperación difícilmente se preparan durante las semanas anteriores al cierre de una convocatoria, es recomendable comenzar los contactos con especialistas y redes europeas incluso diez o doce meses antes, además de consultar a organizaciones que ya hayan obtenido anteriormente el mismo tipo de financiación. La redacción formal de la candidatura debería comenzar varios meses antes —entre tres y cuatro según la referencia— para permitir revisiones por parte de los socios y especialistas. También deben recopilar con antelación la documentación jurídica, los compromisos financieros y la información administrativa de todas las organizaciones participantes.

Un punto clave es que captar fondos debería entenderse como una capacidad permanente de las organizaciones y no como una actividad que comienza cada vez que aparece una convocatoria. Las entidades mejor preparadas construyen relaciones, participan en redes, detectan necesidades, generan ideas, documentan sus resultados, conocen sus costes y mantienen identificadas posibles fuentes de financiación. De esta forma, cuando aparece una oportunidad adecuada en una convocatoria, no necesitan inventar precipitadamente un proyecto: necesitan adaptar y presentar correctamente un trabajo que ya tiene sentido y no perder el tiempo, aunque es cierto que muchas veces la precariedad de algunas organizaciones culturales lleva a funcionar de esta manera errónea.

En resumen, buscar financiación para un buen proyecto, no buscar proyecto para una buena financiación

En definitiva, la principal enseñanza es además la más sencilla. No deberíamos diseñar proyectos para conseguir dinero; deberíamos buscar dinero para hacer posibles buenos proyectos. La captación de fondos comienza mucho antes de rellenar un formulario, tiene su origen cuando una organización es capaz de identificar una necesidad, imaginar una respuesta, encontrar a las personas adecuadas para desarrollarla y explicar de manera convincente qué quiere cambiar y por qué merece la pena hacerlo. Es en ese momento cuando un proyecto tendrá sentido y se acercará a la captación de los tan deseados fondos.

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Fotografía de portada: Fauxels